多くの企業や専門家事務所で、クラウドストレージの「乱立」が課題となっています。特に、手軽さから導入されたDropboxと、Google Workspace（旧 G Suite）に標準搭載されているGoogle Driveが併用されているケースは少なくありません。

データが分散することで、ファイル検索の非効率化、ライセンスコストの二重払い、そして何よりセキュリティ管理の複雑化を招いていました。これまでDropboxからGoogle Driveへの本格的な移行をためらう最大の障壁は、「データ移行の手間」と「共有権限設定のやり直し」でした。

しかし、今回Googleは、この課題を正面から解決する新機能を発表しました。Google Workspaceの管理コンソールから直接、Dropbox上のファイルと「権限設定」をGoogle Driveへ移行できる公式ツール（オープンベータ）がついに登場したのです。

本記事では、土地家屋調査士をはじめとする士業の先生方や、Google Workspaceを導入する中小企業の経営者様向けに、この新機能の概要と、今こそストレージ一元化を検討すべき理由を解説します。

何が新しい？Google Workspace「データ移行サービス」のDropbox対応

今回発表されたのは、Google Workspaceの管理コンソール内で提供される「データ移行サービス」が、新たにDropboxからの移行をサポートしたというニュースです。これまでもBoxやSharePointからの移行はサポートされていましたが、Dropboxへの対応を待っていた管理者は多かったはずです。

最大のメリット：「ファイル権限」も引き継ぎ可能

従来の手動移行や多くのサードパーティ製ツールでは、ファイルの「中身」はコピーできても、「誰がそのファイルにアクセスできるか」という共有権限の設定は失われてしまうことがほとんどでした。

士業の業務では、案件ごと、クライアントごとに厳密なアクセス権限を設けているため、これを手動で再設定するのは現実的ではありません。今回のGoogle公式ツールは、このファイルやフォルダに関連付けられた権限も安全にコピーできる点を最大の特徴としています。

管理コンソールから直接実行できる安心感

機密情報を扱う士業にとって、外部のサードパーティ製移行ツールを利用するにはセキュリティ上の懸念が伴いました。しかし、今回の機能はGoogle Workspaceの管理コンソールに組み込まれています。Googleの強固なセキュリティ基盤上で、管理者が直接操作できるため、安心して移行プロセスを実行できます。

差分アップデート（Delta updates）で業務影響を最小限に

この新しい移行サービスは、「差分アップデート」にも対応しています。これは、最初の移行を実行した後、Dropbox側で新たに追加・更新されたファイルだけを検出して追加移行できる機能です。

これにより、移行期間中も業務を止めることなく、週末などに最終的な差分同期を行うといった柔軟な移行計画が可能になります。

士業・中小企業が今すぐ移行を検討すべき理由

「Dropboxでも特に困っていない」という方もいるかもしれませんが、データをGoogle Workspaceに一元化することには、コスト削減以上の戦略的なメリットがあります。

理由1：情報の一元化と「Gemini for Google Workspace」の活用

データがGoogle Driveに集約されることで、Google Workspaceの強力な検索機能はもちろん、「Gemini for Google Workspace」（AIアシスタント）の能力を最大限に引き出せます。

例えば、「過去の〇〇案件の図面と報告書を要約して」といった指示をAIに出す際、対象データがDropboxに分散していてはAIも正しく機能しません。データの一元化は、AI活用による業務革新の第一歩です。

理由2：ライセンスコストの最適化

Dropbox BusinessとGoogle Workspaceの両方にコストを支払っている場合、どちらか一方に集約することでライセンス費用を最適化できます。特にGoogle Workspaceでは、ストレージ容量プランが柔軟に用意されており、組織の規模に応じたコスト管理が可能です。

理由3：セキュリティとコンプライアンスの強化

データが複数のプラットフォームに分散している状態は、セキュリティガバナンスの「穴」を生み出します。Google Workspaceの管理コンソールであれば、データの保持ポリシー、アクセスログの監視、情報漏洩防止（DLP）設定などを一元的に管理でき、コンプライアンスを強化できます。

移行の進め方と注意点（概要）

この新機能は、Google Workspaceの管理者が以下の場所からアクセスできます。

• 場所: 管理コンソール > [メニュー] > [データ] > [データのインポートとエクスポート] > [データ移行 (新規)]

移行プロセスは、Dropboxのビジネスアカウントを接続し、移行元（ユーザーまたはチームフォルダ）と移行先（マイドライブまたは共有ドライブ）を指定するだけで開始できます。

ただし、以下の点に注意が必要です。

• オープンベータ版: この機能は現在「オープンベータ」として提供されています。大規模な移行を行う前に、小規模なテスト移行で動作を検証することをお勧めします。
• 移行制限: 現時点では、一度に最大100のDropboxユーザーまたはチームフォルダを移行できる仕様となっています。

まとめ：Dropboxからの脱却は「守り」から「攻め」のDXへ

クラウドストレージの乱立は、単なる「非効率」や「コスト増」の問題だけではありません。それは、AIの活用や高度なセキュリティ管理といった、未来の「攻めのDX（デジタルトランスフォーメーション）」を妨げる要因となります。

これまで「権限移行」という高い壁に阻まれてDropboxからの移行を断念していた多くの企業にとって、Google純正の移行ツールが登場した意義は非常に大きいと言えます。

結論：データ移行を機に業務フローを見直しませんか？

データの「引っ越し」は、単に場所を移すだけでなく、自社の情報管理ルールや業務フロー全体を見直す絶好の機会です。

geminic.netでは、土地家屋調査士業務の知見とGoogle Workspaceの専門知識を活かし、今回のデータ移行支援はもちろん、移行後のGoogle Drive（共有ドライブ）の最適なフォルダ構成や、Gemini AIを活用した業務効率化コンサルティングも提供しています。お気軽にご相談ください。