土地家屋調査士の内業を劇的に変える！Google Workspace徹底活用術
土地家屋調査士事務所の「内業」は、まさに事務所の「心臓部」です。法務局や依頼者から預かる膨大な資料の管理、測量データの処理、登記申請書の作成、そして絶え間ない進捗管理とコミュニケーション。これらの業務効率が、事務所全体の生産性に直結します。
ここでは、多くの事務所が抱えるこれらの課題を、Google Workspace（Gmail, ドライブ, カレンダー, スプレッドシートなど）の具体的な機能がどのように解決できるのか、内業のシーン別に解説します。
1. 【資料管理】 紙とPDFの洪水からの解放（Google ドライブ）
内業は、公図、登記簿謄本、地積測量図、建築図面、現場写真など、案件ごとに発生する大量の資料（主にPDFや画像）との戦いです。
課題:
- 資料が事務所のサーバーや個人のPCに点在し、探すのに時間がかかる。
- 外業（現場）担当者が、外出先から最新の資料を確認できない。
- 過去の類似案件の資料を参照するのが困難。
Google ドライブによる解決:
- 案件ごとのクラウド管理: すべての資料を「案件フォルダ」ごとにGoogle ドライブに放り込むだけで、情報が一元化されます。
- 強力な検索機能: ドライブはファイル名だけでなく、**PDFや画像内の文字も認識して検索（OCR機能）**します。「あの地番の公図はどこだっけ？」と検索するだけで、すぐに見つかります。
- 場所を選ばないアクセス: 内業担当者はもちろん、外業担当者もスマートフォンやタブレットから、常に最新の図面や資料にアクセスできます。
2. 【進捗・案件管理】 「あの案件どうなってる？」をゼロに（Google スプレッドシート & カレンダー）
「〇〇様の分筆、申請日はいつ？」「隣地立会の日程は？」といった進捗管理は内業の核です。
課題:
- 案件の進捗をExcelの管理台帳で管理しているが、誰が最新版を持っているか分からない。
- 申請期限や立会予定の共有漏れが発生しがち。
スプレッドシート & カレンダーによる解決:
- リアルタイム案件管理台帳: 案件管理台帳をGoogle スプレッドシートで作成します。内業担当者が「申請書作成中」と更新すれば、所長も外業担当者も同時に最新状況を確認できます。「（閲覧専用）」など権限設定も可能です。
- 「いつ・誰が」をカレンダーで共有: Google カレンダーで「事務所共用カレンダー」を作成。「〇〇様 登記完了予定日」「△△現場 立会」など、内業・外業問わず全てのスケジュールを入力します。誰がいつ何をしているかが可視化され、内業担当者は先を見越した書類準備が可能になります。
3. 【書類作成・情報伝達】 報告と作成のムダを削減（Google ドキュメント & フォーム）
調査報告書、見積書、送付状など、内業では多くの定型書類を作成します。また、外業担当からの現場報告も重要です。
課題:
- 報告書や見積書を毎回Wordで一から作成している。
- 外業担当からの現場報告が電話やバラバラのメールで届き、整理が大変。
ドキュメント & フォームによる解決:
- テンプレート化で効率アップ（ドキュメント）: 「調査報告書」「見積書」の雛形をGoogle ドキュメントで作成・共有。案件ごとにコピーして使うだけで、作成時間を大幅に短縮できます。
- 現場報告の自動化（フォーム）: 「外業報告フォーム」をGoogle フォームで作成します。「現場名」「作業内容」「境界標の設置状況」「特記事項」といった項目を設定。外業担当者は現場からスマホで入力するだけ。入力内容は自動でスプレッドシートに蓄積され、内業担当はリアルタイムで状況を把握し、次の作業（図面作成など）にすぐ取り掛かれます。
4. 【コミュニケーション】 確実な連携と「言った言わない」の防止（Gmail & Google Meet）
依頼者、隣地所有者、役所、司法書士など、内業は多くの関係者との調整（主にメール）を担います。
課題:
- 複数の案件のメールが受信トレイに混在し、対応漏れが発生する。
- 図面を見ながらの複雑な説明を、電話だけで行うのが難しい。
Gmail & Meetによる解決:
- 案件ごとのメール整理（Gmail）: Gmailの「ラベル機能」を使えば、受信したメールを「〇〇様 案件」「△△現場 確認中」といったラベルで自動振り分けできます。対応漏れを防ぎ、過去の経緯の確認も容易です。
- 「見る」打ち合わせ（Meet）: 遠方の依頼者や、多忙な関係者とはGoogle Meet（ビデオ会議）を使います。画面共有機能で、CADの画面や地積測量図案（PDF）を相手に見せながら「ここの境界線は…」と具体的に説明できるため、電話やメールだけのやり取りよりも格段に正確で早く意思疎通が図れます。
まとめ
Google Workspaceは、土地家屋調査士事務所の内業という「情報のハブ」を、安全かつ効率的に機能させるための最適なビジネス基盤です。
情報をクラウドで一元化し、リアルタイムで共有することで、資料を探す時間や報告を待つ時間を削減し、土地家屋調査士が「専門家としての判断」や「精度の高い図面・書類作成」に集中できる環境を構築します。